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La factura electrónica te puede ayudar a sortear la crisis
Prueba de ello es la noticia de la que se han hecho eco estos días diferentes medios. Un estudio de Ricoh, en colaboración con Billentis, desvela que España podría ahorrar 1.800 millones de euros anuales si los organismos públicos implantaran la facturación electrónica. En este estudio también se refleja que si todos los Gobiernos europeos implantaran este año este sistema de facturación, el ahorro podría ascender a 40.000 millones de euros. El estudio también señala que, globalmente, solo el 5% de las facturas se envía de forma electrónica, y que cuanto más grande es la organización, más complicado es determinar su volumen exacto de facturación.
¿Qué ventajas me ofrece la factura electrónica?
Lo primero es un ahorro de costes ya que el empleo de la factura electrónica supone una supersión del papel, de la tinta/tóner, de gastos de envío y la eliminación de espacio de almacenamiento físico (armarios, archivadores, almacenes, etc).
Además, se consigue un ahorro de tiempo ya que los procesos administrativos son más rápidos y eficientes. También se consigue agilidad en la localización de la información, en el proceso de cobro y en la toma de decisiones lo que reduce los tiempos de gestión. La obtención de información en tiempo real y la facilidad de integración con aplicaciones son otras de las ventajas que propician el ahorro de tiempo.
La seguridad también se ve reforzada. Hay una mínima probabilidad de falsificación, mejora de la disponibilidad y fiabilidad de los datos y una minimización del margen de error humano como pérdida de información y extravío de documentos.
Por último, la utilización de la factura electrónica ofrece calidad de servicio ya que es un nuevo canal de comunicación con el cliente, mejoras en el tiempo de opración y envío, posibilidad de incorporación de pago en línea de los documentos, impulso del comercio electrónico y mejora de la imagen empresarial adaptada a las nuevas tecnologías.
¿Qué requisitos son necesarios para emitir facturas electrónicas?
Ya hemos visto que emitir las facturas de manera electrónica cuenta con muchas ventajas pero, ¿qué necesito? Lo primero de todo es contra con el certificado electrónico y la firma electrónica reconocida. Todo ello es necesario para garantizar la autenticidad del origen y la integridad de las facturas. Para poder firmar electrónicamente las facturas necesitas un certificado electrónico reconocido aceptado por la AEAT http://www.aeat.es/ca y emitido por una Autoridad de Certificación, ya que este certificado es el que permite identificar a la persona física o jurídica que firma. Para solicitarlo hay que acudir a las páginas web de las Autoridades de Certificación donde te facilitarán un código de solicitud asociado a una clave privada que se guardará en tu ordenador. Con este código deberás presentarte personalmente en una Oficinas de Registro para acreditar nuestra personalidad. Una vez acreditado te debes volver a conectar a la dirección web de la Autoridad de Certificación a la cual hiciste la solicitud y entrar en el enlace de descarga de certificados. Introduces tu DNI/CIF (dependiendo de si es un certificado de persona física o jurídica) y el código de solicitud y procedes a la descarga. Cuando haya finalizado, tienes instalarlo. El certificado electrónico reconocido nos ofrece todas las garantías de seguridad para introducir la facturación electrónica en nuestro negocio.
Además, se necesita tener el consentimiento previo del receptor expresamente; siponer de software que permita la emisión de facturas en formato digital y la ganeración y firma digital de documentos y disponer de herramientas de copia de seguridad y antivirus.
Al tener la obligación de almacenar copia de las facturas o guardar la base de datos (matriz) en tu ordenador, es recomendable efectuar copias de seguridad de los archivos almacenados en tu ordenador con la periodicidad que se considere necesaria.
13/06/2012
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